Ratgeber
Betriebsprüfung verstehen
Ablauf, Dauer, Prüfungsschwerpunkte, Rechte und Nachzahlungen – kompakt erklärt, damit Sie wissen, was auf Sie zukommt.
Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?
Alles beginnt mit der Prüfungsanordnung nach § 196 AO. Darin nennt das Finanzamt die zu prüfenden Steuerarten, die betroffenen Jahre, den Prüfungsbeginn und den Namen des Prüfers. Zwischen Anordnung und Prüfungsbeginn liegen bei kleineren Betrieben in der Regel zwei Wochen, bei größeren vier Wochen.
Danach folgen die Aufbereitung der Unterlagen und die Datenüberlassung nach den GoBD, die eigentliche Prüfung im Betrieb oder digital, Zwischengespräche, die Schlussbesprechung und schließlich der Prüfungsbericht mit den geänderten Steuerbescheiden. Gegen diese Bescheide ist ein Einspruch innerhalb eines Monats möglich.
Wie lange dauert eine Betriebsprüfung?
Bei kleinen Betrieben mit einem Prüfungsjahr sind wenige Prüfungstage üblich. Ein mittelständischer Fall mit drei Prüfungsjahren zieht sich häufig über mehrere Wochen bis Monate, weil Rückfragen, Nachweise und Zwischenabstimmungen dazukommen.
Der größte Zeitfaktor sind unvollständige oder unsortierte Unterlagen. Eine saubere Vorbereitung verkürzt die Prüfung erfahrungsgemäß deutlich und reduziert die Zahl der Rückfragen.
Was wird bei einer Steuerprüfung geprüft?
Im Fokus stehen Umsatzsteuer, Einkommen- bzw. Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer. Typische Schwerpunkte sind Kassenführung und Bareinnahmen, Bewirtungs- und Reisekosten, Privatnutzung von Firmenfahrzeugen, Abgrenzung von Herstellungs- und Erhaltungsaufwand, Rückstellungen, verdeckte Gewinnausschüttungen sowie Verträge zwischen Gesellschaft und Gesellschafter.
Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung geht es um Sachbezüge, Reisekosten, Aushilfen und Scheinselbstständigkeit. Die Prüfung der Deutschen Rentenversicherung betrachtet dieselben Sachverhalte aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht.
Wie oft kommt das Finanzamt?
Große Unternehmen werden praktisch lückenlos geprüft. Klein- und Mittelbetriebe treffen Prüfungen dagegen unregelmäßig – oft nach Zufallsauswahl, bei auffälligen Kennzahlen, nach Betriebsaufgabe, bei Branchen mit hohem Baranteil oder nach Kontrollmaterial aus anderen Prüfungen.
Auch Kleinunternehmer und Freiberufler sind nicht ausgenommen. Wer eine Prüfungsanordnung erhält, sollte sie ernst nehmen, unabhängig von der Betriebsgröße.
Ihre Rechte und Mitwirkungspflichten
Sie müssen mitwirken: Unterlagen vorlegen, Auskünfte erteilen und den digitalen Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO ermöglichen. Sie müssen aber nicht alles unkommentiert hinnehmen.
Zu Ihren Rechten gehören die Verschiebung des Prüfungsbeginns bei wichtigem Grund, die Beauftragung eines Steuerberaters als Ansprechpartner, das Recht auf eine Schlussbesprechung, Akteneinsicht in den Prüfungsbericht sowie Einspruch und Klage gegen die Änderungsbescheide. Werden strafrechtlich relevante Sachverhalte berührt, gilt zusätzlich das Recht, sich nicht selbst zu belasten.
Womit muss ich bei einer Nachzahlung rechnen?
Ein Prüfungsergebnis besteht meist aus mehreren Einzelposten: Hinzuschätzungen bei Kassenmängeln, nicht anerkannte Betriebsausgaben, Korrekturen bei der Privatnutzung und Umsatzsteuerkorrekturen. Dazu kommen Nachzahlungszinsen nach § 233a AO.
Genau hier entscheidet die Argumentation. Wir prüfen jeden Punkt auf Rechtsgrundlage und Nachweislage, ordnen strittige Sachverhalte ein und verhandeln Punkt für Punkt, statt eine Gesamtsumme hinzunehmen.
Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Für Ihren konkreten Fall vereinbaren Sie am besten direkt einen Termin.