Betriebsprüfung vom Finanzamt: Was ist das und wie läuft sie ab?

Was ist eine Betriebsprüfung?

Bei einer Betriebsprüfung prüft ein Betriebsprüfer des Finanzamts, ob die Besteuerungsgrundlagen Ihres Unternehmens vollständig und richtig erklärt wurden. Rechtsgrundlage sind die §§ 193 bis 203a der Abgabenordnung (AO) und die Betriebsprüfungsordnung (BpO). Im Gesetz heißt die Betriebsprüfung Außenprüfung – beide Begriffe meinen dasselbe.

Geprüft werden in erster Linie die Umsatzsteuer, die Einkommen- oder Körperschaftsteuer und die Gewerbesteuer. Die Prüfung kann sich aber auch auf einzelne Steuerarten oder Sachverhalte beschränken (abgekürzte Außenprüfung, § 203 AO).

Eine Betriebsprüfung heißt übrigens nicht, dass man Ihnen etwas vorwirft. Sie kann jeden treffen. Aber lassen Sie sich davon nicht einlullen: Geprüft wird trotzdem, um Mehrsteuern zu finden.

Wer wird geprüft?

Zulässig ist eine Außenprüfung nach § 193 Abs. 1 AO bei allen Steuerpflichtigen mit gewerblichem oder land- und forstwirtschaftlichem Betrieb sowie bei Freiberuflern. Die Finanzverwaltung teilt Betriebe nach § 3 BpO in Größenklassen ein: Großbetriebe, Mittelbetriebe, Kleinbetriebe und Kleinstbetriebe.

Großbetriebe werden praktisch lückenlos geprüft (Anschlussprüfung). Bei Mittel- und Kleinbetrieben entscheidet das Finanzamt nach Risikomanagement, Kennzahlenauffälligkeiten, Kontrollmitteilungen oder Zufallsauswahl.

Ablauf einer Betriebsprüfung Schritt für Schritt

Der Ablauf folgt in der Praxis immer demselben Muster. Wer ihn kennt, kann jede Phase gezielt vorbereiten.

• Prüfungsanordnung (§ 196 AO): schriftliche Ankündigung mit Steuerarten, Prüfungsjahren, Beginn und Name des Prüfers.
• Vorbereitung: Unterlagen sichten, Risiken erkennen, digitalen Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO vorbereiten.
• Prüfungsbeginn: Eröffnungsgespräch, Übergabe der Daten, Klärung von Ansprechpartner und Arbeitsplatz.
• Prüfungsphase: Prüfer stellt Fragen und fordert Belege an; Zwischengespräche zu strittigen Punkten.
• Schlussbesprechung (§ 201 AO): Die Feststellungen werden erörtert – hier wird am meisten verhandelt.
• Prüfungsbericht (§ 202 AO): Zusammenfassung der Feststellungen; Stellungnahme ist möglich.
• Änderungsbescheide: Das Finanzamt setzt die Steuern neu fest; Einspruch innerhalb eines Monats möglich.

Wie bereite ich mich richtig vor?

Die wichtigste Phase ist die Zeit zwischen Prüfungsanordnung und Prüfungsbeginn. Jetzt lassen sich Schwachstellen erkennen, fehlende Belege beschaffen und Erklärungen für ungewöhnliche Sachverhalte vorbereiten.

Wichtig: Mit Bekanntgabe der Prüfungsanordnung ist eine strafbefreiende Selbstanzeige für die betroffenen Steuern und Jahre grundsätzlich ausgeschlossen (§ 371 Abs. 2 AO). Bestehen Unsicherheiten, muss dieser Punkt vor der Anordnung geklärt werden – oder spätestens jetzt mit einem Berater besprochen werden.

Warum ein Steuerberater die Prüfung begleiten sollte

Ein erfahrener Berater übernimmt die gesamte Kommunikation mit dem Prüfer, beantwortet Fragen schriftlich und fachlich sauber und verhindert, dass unbedachte Aussagen zu Hinzuschätzungen führen. In der Schlussbesprechung wird jeder Prüfungspunkt einzeln verhandelt – statt ein Gesamtergebnis hinzunehmen.

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