Kassen-Nachschau (§ 146b AO): Unangekündigter Besuch vom Finanzamt
Von Steuerberater Roland Elias · Stand: 26. Oktober 2026
Kurz beantwortet
Bei der Kassen-Nachschau steht der Prüfer ohne Ankündigung in Ihrem Laden (§ 146b AO). Kein Brief vorher, kein Termin. Er darf Kasse, Aufzeichnungen und Kassensturz verlangen – und wenn ihm was nicht passt, direkt in die Außenprüfung wechseln.
Aus der Praxis
Ich erlebe es immer wieder in Gastronomie und Einzelhandel: Die Kasse ist technisch in Ordnung, aber keiner im Laden weiß, wo die Verfahrensdokumentation liegt. Genau das reicht dem Prüfer schon für eine Schätzung. Seit die TSE-Pflicht greift, schauen die Prüfer zuerst auf die Kassendaten und erst danach auf den Laden.
Machen Sie mit Ihren Mitarbeitern einen kurzen Ablaufplan: Wer ist zu informieren, wo liegen die Unterlagen, und wer ruft sofort den Steuerberater an.
Was ist eine Kassen-Nachschau?
Die Kassen-Nachschau ist ein eigenständiges Verfahren und keine Außenprüfung. Sie betrifft alle Betriebe mit Bargeldeinnahmen – Gastronomie, Einzelhandel, Friseure, Handwerk, Apotheken, Taxiunternehmen und viele mehr. Geprüft werden elektronische Kassensysteme, offene Ladenkassen und Taxameter.
Der Prüfer darf Ihre Geschäftsräume während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten betreten. Vor seiner Ausweisung darf er zunächst verdeckt beobachten und Testkäufe durchführen.
Was wird geprüft?
- Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und Kassenbuch
- zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) bei elektronischen Kassen
- Belegausgabepflicht und Kassenmeldung an das Finanzamt (§ 146a AO)
- Kassensturzfähigkeit: stimmt der Soll- mit dem Ist-Bestand überein?
- Verfahrensdokumentation, Bedienungsanleitungen und Programmierprotokolle
- Tagesabschlüsse (Z-Bons) und bei offener Ladenkasse die Zählprotokolle
Ihre Mitwirkungspflichten
Sie müssen Aufzeichnungen, Bücher und Organisationsunterlagen vorlegen und den Datenzugriff auf das Kassensystem ermöglichen. Sind Sie nicht anwesend, müssen Mitarbeiter mit Zugriff auf die Kasse mitwirken – schulen Sie Ihr Personal deshalb vorab.
Sie dürfen Ihren Steuerberater telefonisch hinzuziehen. Ein Anspruch darauf, die Nachschau bis zu dessen Eintreffen zu verschieben, besteht aber nicht.
Folgen von Kassenmängeln
Formelle Mängel können die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung in Frage stellen. Die Folge sind Hinzuschätzungen – häufig pauschal auf Basis von Richtsätzen oder Zeitreihenvergleichen – über mehrere Jahre. Verstöße gegen die TSE-Pflicht können zudem mit Bußgeldern bis 25.000 € geahndet werden (§ 379 AO).
Das sollten Sie jetzt tun
- TSE und Kassenmeldung an das Finanzamt prüfen
- Verfahrensdokumentation aktuell halten
- Mitarbeiter auf die Nachschau vorbereiten, Ansprechpartner festlegen
- Tägliche Kassenabschlüsse und Zählprotokolle sauber ablegen
- Telefonnummer des Steuerberaters griffbereit an der Kasse hinterlegen
Häufige Fragen
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Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.